Kurslärare

Jens Lindberg Författare

• Manuell hantering
• Inställningar för att stämma av fakturor via betalfil
• Import av betalningsfil (BgMax)
• Hantera avvikelser
• Hantera status OK Delvis
• Hantera status Diff.

Manuell hantering av betalda fakturor

Gå till menyval ”Administration – Betala faktura”

Välj in datum och på vilket sätt pengarna har kommit in och sedan knappen <Lista>.

Alla obetalda fakturor visas. Finns det flera inbetalningar samtidigt går det ,efter gjord kontroll att summan är den rätta, att hålla ner knappen <Ctrl> på tangentbordet, markera många på en gång och därefter välja knappen <Betala>. Alla markerade får då status betalade.

Om någon summa inte betalats in tillfullo eller att det endast gäller en faktura som ska bokas av, markera raden och välj knappen <Betala>.

Kundförlust

Vid behov av att skapa en kundförlust dvs. boka en faktura som betald, fast den inte är det:

Ange den summa som betalts in och välj knappen <Betala>. Då registreras en återstående fordran på 220 kr. En fråga kommer upp om fakturan ska anses helt betald. Svara nej på följd frågan, om den återstående fordran förväntas komma in. Svara Ja om den ska bokas mot konto för kundförlust.

OBS: Fakturan kommer då att ligga kvar i listan tills den är slutbetald, även om den är bokad mot kundförlust. ( under utveckling men tyvärr så stämmer detta.)

Carita känner av att det mottagna beloppet inte stämmer överens med fakturabeloppet och ställer frågan om fakturan ska anses som helt betald. Svara Ja om avsikten är att kontera betalningsavvikelsen och därmed göra kunden skuldfri. OBS: Fakturan kommer då att ligga kvar i listan tills den är slutbetald, även om den är bokad mot kundförlust. ( under utveckling men tyvärr så stämmer detta.)

Om fakturan ska anses som helt betald, ange det avvikelsekonto som önskas och skriv in beloppet som ska konteras. Välj därefter knappen <Kontera>. Det går att skapa upp andra förlustkonto än de som visas.

Konteringen kommer att lägga sig som en rad i rutan under och man väljer knappen <Ok>.

Fakturan kommer att presenteras som betald på raden för Status samt att betalningsdifferensen visas. På fliken Kontering syns nu tydligt hur fakturan har hanterats.

Avstämning via betalfil

Börja med att skapa en mapp på din dator eller i nätverket för betalfilerna som kommer från banken.

Gå till Huvudmeny – System – Inställning – Ekonomi, grupp ”Betalning”, parameter ”BG-Max, folder”. Lägg in sökvägen till mappen som skapades i föregående steg på denna parameter. Det är denna mapp som lagrar filer och som importprogrammet föreslår då man skall söka en fil.

Starta funktionen via Huvudmeny – administration –betala faktura. 

Välj <Bg Max-fil>, nästa fönster för inläsning av Bg Max-fil öppnas. Funktionsknapparna för hanteringen
”Betalningssätt” och ”Differenser” anger vilket konto som inbetalningarna skall konteras på. Dessa konton styrs på samma sätt som en vanlig inbetalning av Caritas kontouppsättningar.

Hämta den nerladdade betalningsfilen från banken.
Filen kan innehålla följande status för fordran:

Status	Beskrivning
OK	Beloppet överensstämmer med fordran och är redo att avstämmas som betald.
OK Del	Blir status när differens har hanterats som delvis betalad.
Diff	Fordran kan vara plus och minus (För mer info se rubrik “Hantera status Diff.”)
Betald	Fakturan är avstämd och satt som betalda.
Okänd	Det går inte att koppla posten till en faktura i Carita? (För mer info se rubrik ”Hantera status okänd”)

Granska listan och om allting är korrekt välj <Betala>. Om avstämningen lyckades visas nedan meddelande:

Hantera avvikelser

För att ta ställning till om hur fakturan ska hanteras, välj knappen <Visa Faktura> då kan man granska fakturan före hantering.

Delbetala faktura innebär att inbetalt belopp godkänns och resterande belopp hanteras som kvarstående skuld.

Betala faktura helt innebär att då hanteras avvikelsen med konto 3892: avvikelser. Det kan vara en faktureringsavgift eller om det inte anses troligt att kunden betalar avvikelsen.

Hantera status OK Delvis

Status ”OK Del” hanteras via knappen <Godkänn>, där finns valet att delbetala faktura, betala faktura helt eller avmarkera fordran från listan för att hantera den manuellt senare.

Hantera status Differens

Status ”Diff” hanteras via knappen <Godkänn>, där finns valet att delbetala faktura, betala faktura helt eller avmarkera fordran från listan för att hantera den manuellt senare. Är betalningen gjord med överstigande belopp: Hantera den betalningen manuellt och meddela kund för hantering av överskott.

Hantera status Okänd

Vid status ”Okänd” välj <Ange Faktura> leta upp fakturan och välj in den på posten.

Nu kommer status ändras till ”OK” och är redo att avstämmas som betald.

När alla inbetalningar är hanterade och fått status, gå till <Betala>. Då är inbetalningarna gjorda.

Kontroll av avstämda fakturor

För att granska de avstämda fakturorna är korrekta gå till Huvudmenyn – Utskrift – Redovisning – Verifikationslista. Välj hur detaljerat utskriften ska vara.konteringarna.